Trước đây, mỗi khi phải làm đi làm lại một công việc, tôi thường tự nhủ “Chắc chỉ mất vài phút thôi”, nhưng rồi vài phút đó lặp lại hàng chục lần mỗi ngày. Trả lời cùng một câu hỏi, sao chép dữ liệu, cập nhật website, kiểm tra nội dung, gửi email… Mỗi việc riêng lẻ đều không quá khó, nhưng cộng lại lại tiêu tốn rất nhiều thời gian.
Từ đó mà tôi bắt đầu hình thành một thói quen mới, mỗi lần gặp một công việc lặp lại, điều đầu tiên tôi nghĩ đến không còn là làm sao để hoàn thành nhanh hơn, mà là làm sao để lần sau mình không phải làm nó nữa. Đó cũng là lúc tôi bắt đầu tìm hiểu về automation.
Thời gian tự lặp đi lặp lại công việc
Có một điều mà tôi nhận ra về bản thân trong vài năm gần đây, mỗi khi phải làm đi làm lại một công việc, thay vì nghĩ đến việc cố gắng làm nhanh hơn, tôi lại bắt đầu nghĩ xem liệu có cách nào để mình không phải làm việc đó thêm lần nào nữa. Vì công việc của tôi gắn với website nên điều này diễn ra khá thường xuyên.
Một website mới cần lên cấu trúc, cài đặt giao diện, cấu hình plugin, tối ưu SEO, viết nội dung, kiểm tra hiển thị trên điện thoại, rồi còn rất nhiều việc nhỏ khác. Nếu chỉ làm một website thì mọi thứ đều bình thường, nhưng khi số lượng website tăng lên, hoặc nhiều khách hàng cùng có những nhu cầu giống nhau, những thao tác nhỏ ấy bắt đầu lặp lại mỗi ngày. Lúc đó, tôi nhận ra mình đang dành quá nhiều thời gian cho những việc không thực sự cần đến con người.
Trước đây, tôi từng nghĩ automation là một thứ gì đó khá xa vời, tôi không phải là lập trình viên và cũng không biết viết những hệ thống phức tạp. Nhưng rồi tôi nhận ra, automation không nhất thiết phải bắt đầu bằng những dòng code. Nó chỉ bắt đầu bằng một câu hỏi rất đơn giản: Việc này có thể để máy làm thay mình không?
Nếu câu trả lời là “có”, tôi sẽ bắt đầu nghĩ đến một quy trình. Đôi khi chỉ là kết nối vài công cụ với nhau, đôi khi là xây dựng một workflow bằng n8n và cũng có lúc để AI đảm nhận những phần mà automation truyền thống chưa làm được.
Điều tôi thích ở automation không phải vì nó giúp làm ít đi, mà vì nó giúp tôi dành thời gian cho những việc đáng để con người làm hơn: suy nghĩ, viết lách, tư vấn khách hàng hay học thêm một điều mới. Dù vậy thì tôi vẫn tin rằng không phải việc gì cũng nên tự động hóa, có những cuộc trò chuyện cần sự chân thành, có những quyết định cần kinh nghiệm và góc nhìn của con người.
Nhưng với những việc lặp đi lặp lại, tôi luôn xem automation là lựa chọn đầu tiên, bởi mỗi lần tiết kiệm được 10 phút hôm nay, có thể sẽ là hàng chục giờ được tiết kiệm sau vài tháng. Và khoảng thời gian đó, tôi muốn dành để tạo ra giá trị mới, thay vì cứ mãi lặp lại những công việc mà máy tính hoàn toàn có thể làm thay.
Tôi áp dụng automation như thế nào?
Cũng vì suy nghĩ đó mà cách tôi làm việc thay đổi khá nhiều theo thời gian, bắt đầu tôi học ử dụng n8n để xử lý các quy trình có tính lặp lại. Những workflow đó đến bây giờ vẫn hoạt động mỗi ngày, từ đồng bộ dữ liệu, gửi thông báo cho đến những tác vụ mà máy có thể làm chính xác hơn con người.
Khi AI phát triển mạnh hơn, tôi không bỏ những workflow đó mà tiếp tục mở rộng chúng. Nếu trước đây automation với N8N chỉ chạy với những quy trình có logic cố định, thì giờ đây AI có thể đảm nhận cả những công việc cần đọc hiểu nội dung, phân tích ngữ cảnh hoặc đưa ra gợi ý. Những việc mà trước kia vẫn phải có con người tham gia, giờ đây đã có thể giao cho AI xử lý một phần.
Có lúc tôi trao đổi với ChatGPT để phân tích một vấn đề, tìm góc nhìn mới hoặc lên ý tưởng cho một bài viết. Khi cần xử lý những phần liên quan đến lập trình hay xây dựng một quy trình phức tạp hơn, tôi làm việc cùng Codex. Còn khi muốn AI thao tác trực tiếp trên website WordPress, tôi sử dụng Webo MCP để kết nối AI với website thay vì chỉ dừng lại ở việc đưa ra hướng dẫn.
Dần dần, tôi không còn nghĩ mình đang dùng n8n, ChatGPT, Codex hay bất kỳ công cụ nào khác, tôi chỉ nghĩ đơn giản rằng, công việc nào phù hợp với công cụ nào thì để công cụ đó đảm nhận. Điều quan trọng không phải là mình dùng bao nhiêu công cụ, mà là mình có dành được nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự tạo ra giá trị hay không.
Automation khiến tôi nhìn công việc theo một cách khác
Điều mà tôi không ngờ nhất là automation không chỉ giúp tôi làm việc nhanh hơn, mà còn thay đổi cách tôi nhìn nhận công việc. Trước đây, mỗi khi có một việc mới, tôi thường nghĩ xem mình phải làm như thế nào để hoàn thành nó. Nhưng bây giờ, câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong đầu tôi lại là: Việc này có thực sự cần đến con người không?
Nếu câu trả lời là “không”, tôi sẽ tìm cách để máy xử lý, còn nếu câu trả lời là “có” tôi sẽ nghĩ xem phần nào nên để AI hoặc automation hỗ trợ, phần nào mình vẫn nên tự làm.
Viết blog là một ví dụ khá rõ:
AI có thể giúp tôi tìm tài liệu, tổng hợp thông tin, gợi ý bố cục, phân tích nhiều góc nhìn hoặc kiểm tra lại câu chữ. Nhờ vậy, tôi tiết kiệm được khá nhiều thời gian ở những công việc mang tính chuẩn bị.
Nhưng đến khi bắt đầu viết, tôi vẫn muốn bài viết mang theo trải nghiệm của mình, những điều tôi học được sau nhiều năm làm website, những lần thử rồi thất bại, hay lý do vì sao tôi chọn phát triển một tính năng nào đó đều là những thứ AI không thể tự tạo ra. Và cũng chính những điều đó mới khiến bài viết có góc nhìn riêng.
Từ đó, tôi nhận ra rằng rất ít công việc chỉ dành riêng cho AI hoặc chỉ dành riêng cho con người, phần lớn đều là sự kết hợp của cả hai. AI làm tốt những công việc cần xử lý nhiều dữ liệu, tìm kiếm thông tin hay thực hiện những thao tác lặp lại. Còn con người vẫn là người đưa ra quyết định, đánh giá kết quả và tạo ra những ý tưởng mới.
Có lẽ đó cũng là cách tôi làm việc với AI trong suốt thời gian qua, tôi không xem AI là người thay thế mình, mà là một cộng sự giúp tôi dành nhiều thời gian hơn cho những việc mà mình làm tốt nhất.
Có lẽ rồi đây sẽ còn rất nhiều công cụ mới xuất hiện, AI sẽ thông minh hơn, các workflow sẽ phức tạp hơn và khả năng tự động hóa cũng sẽ ngày càng lớn hơn. Automation, AI hay bất kỳ công cụ nào khác chỉ là cách để tôi bớt đi những công việc lặp lại, để có thêm thời gian suy nghĩ, học hỏi, xây dựng sản phẩm và trò chuyện với khách hàng. Vì cuối cùng điều tôi muốn tối ưu không phải là số lần nhấp chuột hay thời gian hoàn thành một tác vụ, mà là thời gian dành cho những việc chỉ con người mới có thể làm.
